一、老年人信息录入
区、县（市）老龄办或受委托的街道办事处（乡镇）收到老年人办理老年证的信息后，必须在3个工作日内将老年人信息录入“哈尔滨市老年证制作系统”。老年人到社区（村）或不能进行信息录入的街道办事处（乡镇）申请办理老年证的，视为老年人委托代办，社区（村）或街道办事处（乡镇）必须在5个工作日内将老年人信息传递给所在区、县（市）老龄办。对个别无照片且又不方便照相的办证老年人，可采用二代身份证照片扫描的方式进行老年人信息录入，以方便老年人办理老年证。
二、限时完成《敬老优待证》制作
市老龄办在收到录入 “哈尔滨市老年证制作系统”的老年人信息后，7个工作日内完成《敬老优待证》制作，开始分发。
三、及时发放《敬老优待证》
（一）主城区各老龄办可于信息录入7个工作日后到市制证机关领取制作完成的《敬老优待证》；凡需经街道、社区发放的，应当在取回后5个工作日内发到老年人手中。
（二）其他区、县（市）老龄办可在信息录入7个工作日后，最迟不得超过10个工作日到市制证机关领取制作完成的《敬老优待证》；凡需经乡镇、村发放的，应当在取回后15个工作日内发到老年人手中。
四、特事特办
若老年人因特殊情况急需《敬老优待证》的，可直接到市老龄办申请，在7个工作日内即可领到《敬老优待证》。
如遇冰雪等特殊天气，偏远县（市）无法及时领回制作完成的《敬老优待证》，市老龄办可利用特快专递的形式将《敬老优待证》寄到县、市。
依兰等偏远县及乡镇的取证、发证时限可在上述时限的基础上顺延5个工作日。